RODO w szkole językowej
Szkoła językowa ma dane kursantów w każdym wieku: od przedszkolaków po dorosłych, a do tego zdjęcia z zajęć, nagrania lekcji online i lektorów pracujących na różnych umowach. Pomogę to uporządkować, zanim zapyta o to rodzic albo kontrola.
Na co zwracam uwagę w szkole językowej
Zapisy i umowy
Formularze zapisu często zbierają więcej danych, niż potrzeba – PESEL, adres, szkołę dziecka. Warto przejrzeć, co naprawdę jest potrzebne do umowy i faktury.
Zdjęcia z zajęć
Zdjęcia uczniów w mediach społecznościowych i na stronie wymagają zgody na wizerunek – w przypadku dzieci zgody rodzica. Zgoda musi być dobrowolna i łatwa do wycofania.
Lekcje online
Nagrywanie lekcji, platformy do nauki zdalnej i wspólne dyski z materiałami – każdy z tych elementów wymaga umowy z dostawcą i jasnych zasad dla lektorów.
Lektorzy na B2B
Lektor na własnej działalności ma dostęp do danych uczniów. Potrzebna jest umowa powierzenia lub upoważnienie i zasady: co wolno mieć w prywatnym telefonie i na komputerze.
Specjalne potrzeby uczniów
Informacje o dysleksji, ADHD czy problemach zdrowotnych to dane wrażliwe. Powinny trafiać tylko do lektora, który z danym uczniem pracuje.
Standardy ochrony małoletnich
Szkoły prowadzące zajęcia dla dzieci muszą mieć standardy ochrony małoletnich i sprawdzać zatrudnianych lektorów w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym oraz w Krajowym Rejestrze Karnym.
Szybka lista kontrolna
Jeśli przy którymś punkcie masz wątpliwości – to dobry moment na przegląd.
Umów przegląd- Formularz zapisu zbiera tylko potrzebne dane
- Masz zgody na wizerunek uczniów publikowany w internecie
- Masz umowy z dostawcami platform do nauki online
- Lektorzy mają upoważnienia lub umowy powierzenia
- Informacje o specjalnych potrzebach uczniów mają ograniczony dostęp
- Szkoła ma standardy ochrony małoletnich
Jak wygląda przegląd
- Krótka rozmowa – opowiadasz o swojej działalności, ustalamy zakres.
- Analiza dokumentów – klauzule, zgody, upoważnienia, umowy powierzenia.
- Wizyta na miejscu – sprawdzam, jak naprawdę wygląda praca z danymi.
- Raport – lista konkretnych zmian, od najważniejszych.
- Opcjonalnie – przygotowuję brakujące dokumenty i szkolę zespół.
Najważniejsze przepisy
- RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679
- Ustawa o ochronie danych osobowych z 2018 r.
- Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich
- Prawo autorskie, art. 81 – wizerunek
- Prawo komunikacji elektronicznej – marketing mailowy i SMS
Najczęstsze pytania
Czy szkoła językowa musi mieć standardy ochrony małoletnich?
Tak, jeśli prowadzi zajęcia dla dzieci i młodzieży. Od 2024 roku podmioty prowadzące działalność edukacyjną z udziałem małoletnich muszą mieć standardy ochrony małoletnich i weryfikować osoby, które pracują z dziećmi.
Czy mogę wrzucać zdjęcia z zajęć na Facebooka?
Tylko za zgodą na wizerunek – w przypadku dzieci wyrażoną przez rodzica. Zgoda powinna określać, gdzie zdjęcia się pojawią. Bez zgody można publikować zdjęcia, na których nie da się rozpoznać uczniów.
Czy mogę nagrywać lekcje online?
Tak, jeśli uczniowie (lub rodzice) wiedzą o nagrywaniu, celu i czasie przechowywania nagrań. Najlepiej opisać to w regulaminie lub umowie.
Jak długo przechowywać dane byłych kursantów?
Dane z umowy i faktur przechowuje się przez okres wynikający z przepisów podatkowych, zwykle 5 lat. Danych do marketingu nie wolno trzymać bez końca – tylko do wycofania zgody.
Ile kosztuje przegląd RODO w szkole językowej?
Zależy od liczby kursantów, lektorów i oddziałów oraz od tego, czy szkoła prowadzi zajęcia online. Napisz kilka słów o szkole, a przygotuję wycenę.
Napisz kilka słów o swojej działalności
Odezwę się w ciągu 2 dni roboczych – tak, jak wolisz: mailem albo telefonicznie.
+48 511 665 470 marta.b.kowalczyk@gmail.com